Formato PDF: qué es, cómo funciona y cuándo usarlo
PDF representa documentos electrónicos mediante páginas de geometría fija para que puedan intercambiarse, verse e imprimirse de forma consistente.
- Extensión
- Tipo MIME
- application/pdf
- Identificación
- Cabecera %PDF- seguida de la versión del formato
- Referencia
- ISO 32000-2:2020 — PDF 2.0
01
PDF con texto, PDF escaneado y PDF etiquetado
Dos PDF visualmente iguales pueden contener información muy distinta. En uno, cada palabra puede estar codificada como texto con posición y fuente; en otro, la página completa puede ser una imagen escaneada. El segundo necesita reconocimiento óptico de caracteres para recuperar texto, mientras que el primero permite selección y extracción directa.
Un PDF etiquetado incorpora una estructura lógica adicional para encabezados, párrafos, listas, tablas y orden de lectura. Esa capa mejora la accesibilidad y facilita algunas transformaciones, pero no está presente en todos los documentos. La apariencia de la página por sí sola no garantiza que exista semántica reutilizable.
02
Seguridad, permisos y conservación
PDF admite cifrado, contraseñas y permisos que indican si se permite imprimir, copiar o modificar. Una contraseña de apertura protege el acceso al contenido; la contraseña maestra controla permisos. El cifrado no repara una contraseña débil ni reemplaza las políticas de custodia del archivo.
Para conservación a largo plazo existen perfiles PDF/A con restricciones específicas. Un PDF común no se convierte automáticamente en archivo permanente solo por su extensión. Conviene mantener también el documento fuente, validar fuentes y metadatos, y comprobar que la variante elegida sea compatible con el proceso documental de destino.
Cuándo conviene usar PDF
- Contratos, informes y formularios que necesitan páginas estables.
- Impresión y distribución donde deben conservarse tamaños y posiciones.
- Archivo documental mediante perfiles específicos como PDF/A.
- Intercambio entre sistemas sin depender del programa que creó el original.
Cuándo elegir otra opción
- Lectura larga en pantallas pequeñas cuando el contenido no es adaptable.
- Edición estructural frecuente del texto, tablas o diseño original.
- Usarlo como única copia de un libro que nació con estructura EPUB.
Lista de control para validar un PDF
- El número, tamaño y orientación de las páginas son correctos.
- El texto es seleccionable cuando el documento no procede de un escaneo.
- Las fuentes e imágenes se muestran en otro lector además del navegador.
- La contraseña, permisos y etiquetas de accesibilidad cumplen el uso previsto.
Procesamiento local
Herramientas disponibles para PDF
Fuentes técnicas oficiales
La ficha se contrastó con las especificaciones y registros enlazados a continuación.